Il Processo di Onboarding in Webformat

L'importanza di far sentire la nuova risorsa parte dell'azienda ancora prima del suo reale inserimento

1. Parliamo del percorso di Onboarding, che cos'è per voi?

Il percorso di Onboarding non si limita alle attività svolte dal reparto HR il giorno dell’ingresso di una nuova risorsa, ma ad un vero e proprio percorso che inizia dal momento della scelta del candidato: farlo sentire parte dell’azienda ancor prima del suo inizio ufficiale e trasmettergli tutte quelle informazioni che gli consentono di sentirsi integrato con la struttura aziendale è il nostro obiettivo.

2. Come avviene in Webformat?

Dal momento in cui selezioniamo la risorsa la coinvolgiamo nel nostro progetto di presentazione al team interno. Chiediamo quindi al futuro collega di scrivere qualche riga di presentazione in cui raccontare qualcosa di sé: ad esempio come è nata la sua passione per l’informatica, cosa ama fare nel tempo libero…
Questa presentazione diventa poi la nostra newsletter di Welcome on board che condividiamo internamente sia per diffondere l’informazione di un nuovo inserimento, sia per creare una prima relazione con la nuova risorsa che vada al di là dell’ambito puramente lavorativo.
Questa presentazione non contiene informazioni relative al suo percorso, ma racconta la nuova risorsa ad un livello più intimo e personale.

Il primo giorno in azienda, il nuovo collega viene formato da HR sulle attività amministrative, sulle policy aziendali e sul regolamento interno e, cosa ancora più importante, vengono a lui comunicati i nostri asset valoriali.
Successivamente, il nuovo collega viene presentato a tutti i colleghi dell’azienda dislocati nei vari uffici. Al termine del momento conviviale, il nuovo collega si interfaccia con il PMO, il suo tutor e il nostro System Admin. Il PMO e il tutor gli presentano il piano formativo che seguirà per i successivi ottanta giorni con l’indicazione del livello e delle competenze da acquisire in questo lasso di tempo.

Il secondo, lo accompagnerà passo dopo passo nella formazione e il terzo (il System Admin) predisporrà tutte le dotazioni informatiche per fargli svolgere al meglio le sue attività.
Oltre a me e Chiara, ovvero i riferimenti per il personale, la nuova risorsa viene affiancata da un “buddy” che lo supporta in tutte le necessità pratiche che può riscontrare nello svolgimento della sua prima giornata in azienda.

Il percorso di onboarding continua nei mesi successivi all’inserimento attraverso dei feedback periodici che ci consentono i suoi primi momenti di vita in azienda come ad esempio l’andamento della formazione pianificata, il suo inserimento nei team e il rapporto con i colleghi e, allo stesso tempo ci consente di raccogliere eventuali esigenze e richieste che possono emergere nel tempo.

3. La pandemia ha reso più difficile la realizzazione del percorso di inserimento?

Noi abbiamo sempre adottato la linea della massima prudenza per tutelare i nostri dipendenti e le loro famiglie. Questo ci porta ancora oggi a lavorare da casa.
Lo scorso anno tutte le attività di recruiting e di Onboarding sono state svolte interamente da remoto. Di recente invece, abbiamo deciso di spezzare il processo: l’incontro con HR e con le altre figure chiave avviene in azienda nel rispetto delle disposizioni previste per il Covid-19 (spazi arieggiati, dpi, distanziamento…), mentre la presentazione aziendale e la formazione avvengono da remoto.

4. Quali sono i vantaggi nell’utilizzare un percorso di onboarding secondo voi?

Il processo di Onboarding è fondamentale per rendere il nuovo collega parte integrante dell’azienda facendogli toccare con mano la cultura aziendale che viene descritta in fase di colloquio.
È un processo che va seguito molto attentamente: è proprio nelle prime settimane che il neoassunto si fa un’idea dell’azienda, per cui è importante che quanto prospettato in fase di colloquio corrisponda alla realtà. In questi anni, la mia priorità è stata impostare una cultura del feedback che ci restituisca la percezione del neoassunto in modo da poter affinare il più possibile questo processo.